Jak zorganizować duże wydarzenie podróżnicze? [WYWIAD]
Organizacja festiwalu podróżniczego lub innego wydarzenia na szeroką skalę to spore wyzwanie. Jak się do tego zabrać? O tym w rozmowie z dr Magdaleną Kugiejko, koordynatorką XXI edycji festiwalu Dni Turystyki.
Redaktor: W tym roku dwudziesta pierwsza edycja festiwalu Dni Turystyki. Czym charakteryzowały się dotychczasowe edycje?
Magdalena Kugiejko: Sięgając do początków, to pomysł był taki, żeby to był studencki festiwal tworzony przez studentów dla studentów. Obecnie mamy troszeczkę inny wymiar. Studenci sami dużo więcej podróżują. Mamy teraz duże ukierunkowanie na młodszych, czyli bardziej na przyszłych studentów. I to widać też dzisiaj [wywiad przeprowadzany pierwszego dnia festiwalu] w auli, gdzie większość stanowią szkoły zainteresowane podróżami i geografią. Teraz trochę to się zmieniło i chyba tak to z nami pozostanie. Dzięki wydarzeniu staramy się pozyskać przyszłych studentów różnych kierunków, nie tylko turystyki.
Czyli główną bazą odbiorczą byliby studenci i przyszli studenci?
Tak, zdecydowanie.
A czy są jeszcze inne grupy docelowe?
Jest to tak naprawdę najstarszy tego typu festiwal, jeśli mówimy o Poznaniu. W poprzednich latach przyjeżdżały tutaj ogromne tłumy osób. Czasami nie byliśmy w stanie pomieścić wszystkich w jednej auli, trzeba było robić transmisję online do kolejnej sali. Co przyciągało na Festiwal? Takie osoby jak na przykład Aleksander Doba, Robert Makłowicz, Adam Bielecki. Te osoby były u nas. Wtedy też wydaje się było większe zainteresowanie turystyką, ponieważ ludzie mniej podróżowali. Było takie know how, że jest podróżnik, to jadę, posłucham. Obecnie oni pojawiają się w wielu miejscach… Poranny blok jest sfokusowany w stu procentach na studentów i uczniów. Te popołudniowe wystąpienia na festiwalu są dla ludzi, którzy skończą pracę i dotrą tutaj później, dla szerszego grona zainteresowanych. Układamy plan tak, że ci najbardziej rozpoznawalni prelegenci są w późniejszych godzinach.
Z jakich jeszcze elementów składa się Festiwal?
To jeszcze kwestia innych atrakcji i stoisk wystawców, którzy tutaj się pojawiają. Dodatkowo mamy ściankę wspinaczkową, czyli też pokazujemy inne aktywności. W poprzednich latach były rajdy i inne wyjścia w teren. W tym roku oferujemy uczniom wyjazd z oprowadzaniem do Rezerwatu Przyrody Meteoryt Morasko. Okazuje się, że nie tylko mamy tutaj z uczniów z okolicznych szkół. Grupy przyjechały z różnych części Polski, na przykład z Gryfic czy Zgorzelca, czyli tak naprawdę mamy zasięg ogólnopolski. Na festiwalu są wykłady, warsztaty, także spotkania z naszymi absolwentami, którzy pokazują jak ich drogi życiowe się potoczyły. Z jednej strony są wystąpienia podróżników, z drugiej pro-tipy na zasadzie, co można robić po tych studiach, jak się rozwijać.
Festiwal Dni Turystyki cieszy się dużym zainteresowaniem. Ile osób odwiedza festiwal co roku?
Jeśli chodzi o uczniów, to każdego dnia szacujemy około 300-400 osób, bo tyle ma aula i ona jest pełna. Do tego studenci i osoby prywatne wieczorem. Każdego dnia około 500 osób przewija się. Kilka lat temu pojawił się na festiwalu Adam Bielecki, który dopiero wrócił z wyprawy, ratując Elisabeth Revol. To była jego pierwsza impreza, po tej akcji ratunkowej. Nie byliśmy w stanie wszystkich zainteresowanych zmieścić, dosłownie zamknęliśmy Wydział dla ludzi z zewnątrz, bo nie mogliśmy zatrzymać tego tłumu. Wtedy około 800 osób jednorazowo starało się wcisnąć do auli, która mieści 400 osób. Teraz audytorium zabierają nam inne wydarzenia. Jesteśmy na drugim końcu Poznania, więc nie każdemu chce się tutaj przyjechać. W okresie pandemicznym działaliśmy hybrydowo i widzieliśmy, że zasięg był większy. Ale nam nie chodzi, by robić wydarzenie online. My chcemy spotykać się z ludźmi na miejscu, żeby to wydarzenie żyło.
A jak wygląda sama promocja takiego wydarzenia?
Od radia po telewizje lokalne. Wszelkiego typu media społecznościowe, grupy studenckie, media całego Uniwersytetu. Też bardzo mocno „uderzamy” w szkoły, ja akurat zajmuję się promocją Wydziału. Kontakt ze szkołami jest dla nas pierwszorzędnym zadaniem. Też pojawiają się wywiady, już po festiwalu. Ten zasięg faktycznie jest i widać festiwal w wielu miejscach, pomimo że początkowo był promowany tylko jako studencki.
Trochę od kulis, jak wygląda tworzenie takiego festiwalu? Jaki to jest duży nakład pracy ze strony organizatorów?
Zaczynamy pod koniec października, wtedy ogłaszamy pierwsze spotkanie, robimy podsumowanie poprzedniej edycji. Następnie realizujemy kolejne spotkania organizacyjne, przychodzi dużo osób i robimy burzę mózgów. Dajemy sobie kilka tygodni na to, żeby pomyśleć, kogo chcemy zaprosić, jak ma wyglądać festiwal, jaka tematyka. Następnie wybieramy głównego koordynatora i liderów, którzy mają pieczę nad takimi kwestiami jak pozyskiwanie partnerów i sponsorów oraz wszelkiego rodzaju kwestie prawne czy dotyczące bezpieczeństwa. Kolejny etap to spotkania w mniejszych grupach liderskich. No i koordynator spina całość. Im bliżej eventu, tym jest większy natłok obowiązków. Dzieje się coraz więcej, więc robi się gorąco (śmiech).
Chciałem jeszcze dopytać, jak wygląda sam proces rekrutacji prelegentów na wydarzenie?
Na początku praktykujemy wielką burzę mózgów. Każda osoba, która przyjdzie na zebranie, może zaproponować swojego prelegenta. Później przedstawiamy sylwetki proponowanych prelegentów i w głosowaniu wybieramy topową dziesiątkę. To oczywiście zależy od finansowania, które otrzymujemy. Kontaktujemy się z wybranymi prelegentami osobiście albo przez managerów. Tak naprawdę mamy naturalną selekcję, bo nie każdemu pasuje termin albo kwota przekracza nasz budżet. Wtedy wybieramy kolejnych z listy. Głównie chodzi nam o to, żeby wszystko obejmowało zainteresowania studentów. Opiekunowie nie narzucają swoich propozycji prelegentów. Do występu na festiwalu zapraszamy także pracowników Wydziału Nauk Geograficznych i Geograficznych. Oprócz tego, że pracujemy na Wydziale Nauk Geograficznych i Geograficznych, to zainteresowania, badania terenowe i ciekawość świata zobowiązuje nas, żeby wyjeżdżać (śmiech). Te prelekcje pokazują inne oblicze wykładowców, jako „LUDZI”, jako podróżników. Na tegorocznej edycji wystąpią także studenci, którzy opowiedzą o zrealizowanej wyprawie do Mauretanii w ramach projektu GEOpraktyki.
Na koniec chciałem jeszcze pociągnąć wątek prelegentów. Jaką jedną historię z festiwalu najlepiej zapamiętałaś?
Oj, to byłoby trudne, bo tego tutaj było całkiem sporo.
Może być kilka.
Na pewno prelekcja Szymona Hołowni, który w ogóle nie był znany z podróżowania, a w chwili obecnej jego kariera zupełnie inaczej się potoczyła. Pamiętam, że przyjechał do nas totalnie bez żadnych slajdów. Usiadł na wielkiej auli wypełnionej po brzegi bez niczego (rozpraszaczy, upiększaczy) i zaczął opowiadać o misjach, które realizował w Afryce. To było niesamowicie wzruszające, ludzie na auli płakali. Kolejne wspomnienie, to występ Adama Bieleckiego. Przyjechał faktycznie od razu z wyprawy i opowiadał nam fakty i pokazywał filmy, które gdzieś dopiero później na całym świecie wychodziły. Opowiadał o tym, jak to wyglądało, ta walka z samym sobą i ratowanie życia drugiej osoby, gdzie z tyłu głowy była jeszcze obawa o swoje życie. No i Makłowicz. Oczywiście pełna aula osób. Przyjechał tutaj dosłownie na godzinę. Skończył mówić i powiedział, że przeprasza bardzo, bo teraz ma kolejne wystąpienie w centrum miasta i on nas zostawia. Więc goniliśmy go po prostu po korytarzach, żeby mu podziękować, gdzie tu było naprawdę 600-700 osób, które czekały, żeby zadać pytanie, zrobić sobie zdjęcie. Są różne sytuacje, różni ludzie, którzy tu przybywają.
Dokładnie. Myślę, że można powiedzieć, że Dni Turystyki to nie są tylko prelekcje, ale też podróż w czasie i przestrzeni.
Tak, staramy się też to urozmaicać. W ubiegłym roku mieliśmy jeden dzień typowo górski: bezpieczeństwo w górach, co ze sobą zabrać, zaprosiliśmy himalaistów i specjalistów. A drugi dzień był w zupełnie innej tematyce, więc też staramy się jakoś to różnicować, żeby co roku każdy znalazł coś dla siebie. Chodzi nam właśnie o tą różnorodność.. Nic nas już w chwili obecnej nie ogranicza, poza środkami finansowymi i czasem wolnym, to chyba jest najgorsze (śmiech). Ale jak znaleźć ten czas?
Tak, to chyba zawsze jest najgorsze.
Straszne (śmiech). Ale cóż, oddajmy się jeszcze podróżowaniu(śmiech).
Tak, kolejna edycja festiwalu rozpoczęła się i zaraz będzie za nami…
Dokładnie i kolejne podsumowanie,wyciąganie wniosków i kolejna edycja przed nami, więc zobaczymy, co przyniesie czas. To, co dla mnie jest też trudne, to to, że studenci się zmieniają – odchodzą. Jak już sobie wypracujemy fajną grupę organizatorów, często partnerów do działania, to los tak chce, że oni kończą studia, idą dalej. Taka kolej rzeczy, ale te rozstania są trudne. Z mojej perspektywy, jako wieloletniego organizatora i koordynatora, zadaniem tworzenia Dni Turystyki jest pokazanie na żywym organizmie, jak się tworzy takie wydarzenie. Prowadzę dużo zajęć odnośnie marketingu i eventów. Na zajęciach mówię o tym, jak to się robi, co należy, czego nie… A tu studentki i studenci mają „żywy organizm”, który czasami płata nam figle. Nawet czasami cieszę się, że jakieś błędy się pojawiają, bo to jest żywa nauka.